Was kostet ein digitaler Mitarbeiter, und was ist enthalten?

Die kurze Antwort: Einen festen Preis für einen digitalen Mitarbeiter gibt es bei hilfmirmal nicht, und auf unserer Website stehen bewusst keine Preise. Du bekommst ein individuelles Angebot per E-Mail, mit Leistungsumfang, Preis und voraussichtlichem Zeitrahmen. Du bezahlst zwei Dinge: die einmalige Einrichtung und einen festen Monatsbeitrag für Betreuung und Betrieb. KI-Nutzung und Server sind im Monatsbeitrag enthalten. Umsatzsteuer berechne ich nicht, weil ich Kleinunternehmer nach § 19 UStG bin. Wie hoch Einrichtung und Monatsbeitrag ausfallen, hängt vor allem davon ab, wie viele Aufgaben er übernimmt, an wie viele Programme er angebunden wird und was er selbstständig erledigen darf.

Wer über KI-Automatisierung nachdenkt, will zu Recht wissen, was sie kostet. In diesem Beitrag zeige ich dir, woraus sich der Preis zusammensetzt, was bei hilfmirmal enthalten ist, was zusätzlich kosten kann und was du selbst beitragen musst. Ob du überhaupt einen digitalen Mitarbeiter brauchst oder ob ChatGPT oder Copilot reichen, steht im Vergleich ChatGPT, Copilot oder digitaler Mitarbeiter. Hier geht es um den Schritt danach.

Warum hier keine Preisliste steht

Ein digitaler Mitarbeiter ist kein fertiges Paket. Der eine beantwortet Anfragen aus einem einzigen Postfach. Der andere bereitet Social-Media-Beiträge vor, schreibt Angebote, fasst nach und legt Belege ab, in fünf verschiedenen Programmen. Darum gibt es keine Pauschale, sondern ein Angebot für deinen Fall.

So kommst du zu deinem Preis:

1. Du schickst eine Anfrage über das Kontaktformular.
2. Wir führen ein kostenfreies Erstgespräch, ungefähr 15 Minuten. Sobald ich den Rahmen einschätzen kann, bekommst du dort schon eine grobe Kosteneinschätzung.
3. Du bekommst ein verbindliches Angebot per E-Mail, mit Leistungsbeschreibung, Preis und voraussichtlichem Zeitrahmen.
4. Erst wenn du dieses Angebot bestätigst, kommt ein Vertrag zustande.

Eine Zahlungspflicht entsteht also erst, wenn du zugestimmt hast. Die Einzelheiten stehen in unseren AGB unter „Angebot & Preise“.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Bei KI-Automatisierung denken viele zuerst an die Kosten der KI selbst. Die sind aber nur ein Teil. Hier sind alle Bestandteile, die bei einem digitalen Mitarbeiter anfallen können, und was davon bei hilfmirmal tatsächlich gilt.

Einmalig: die Einrichtung

Bei hilfmirmal: Teil jedes Angebots.

Zur Einrichtung gehört alles, bis dein digitaler Mitarbeiter im Alltag arbeitet:

• Ablauf anschauen. Wir gehen deinen Ablauf gemeinsam durch. Ich sage dir ehrlich, was dein digitaler Mitarbeiter ab Tag 1 übernimmt und was noch nicht.
• Eigene Instanz. Er bekommt eine eigene Instanz mit eigener Datenbank auf einem sicheren Server in Deutschland, auf Wunsch auch in der Schweiz. Welche KI er nutzt und wo sie arbeitet, wählen wir passend zu deinem Betrieb. Vor der Einrichtung erklären wir dir, wo deine Daten gespeichert und verarbeitet werden.
• Zugänge. Er arbeitet in den Programmen, die du freigibst, über Schnittstellen oder in seinem eigenen Browser. Wo es geht, bekommt er eigene Zugänge statt deines Passworts.
• Befugnisse. Was er allein erledigt und wofür er dein Go braucht, legen wir für jede Aufgabe einzeln fest.
• Dein Ton. Er lernt aus Beispielen deiner bisherigen Texte, wie du schreibst.
• Testen. Bevor er etwas selbstständig übernimmt, testen wir mit echten Fällen, wie der Ablauf im Alltag funktioniert.

Der Aufwand dafür wächst mit der Zahl der Aufgaben, der Programme, die angebunden werden, und der Ausnahmen, die er kennen muss.

Laufend: der Monatsbeitrag

Bei hilfmirmal: ein fester Betrag im Monat.

Persönlich gebaut, monatlich betreut: Jeden digitalen Mitarbeiter richte ich selbst ein und betreue ihn weiter. Im Monatsbeitrag stecken Betreuung, Server, Betrieb und die KI-Nutzung. Wir überwachen deinen digitalen Mitarbeiter und kümmern uns, wenn etwas hakt. Du sprichst direkt mit mir, nicht mit einer Hotline.

Darauf kannst du dich verlassen: An Werktagen, also von Montag bis Freitag ohne Feiertage, bekommst du innerhalb von 24 Stunden eine Antwort. Eine Störung beheben wir innerhalb von 48 Stunden. Liegt die Ursache bei einem Drittanbieter, etwa beim KI-Anbieter oder einer Plattform, gilt diese Frist nicht. Dort kann ich weniger nachkontrollieren und muss mich erst einarbeiten. Ich sage dir dann Bescheid und kümmere mich so schnell wie möglich.

Die Betreuung läuft mindestens drei Monate. Danach kannst du sie mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen, eine E-Mail genügt. Die Einzelheiten stehen in unseren AGB.

KI-Nutzung beim Modellanbieter

Bei hilfmirmal: im Monatsbeitrag enthalten.

Große Sprachmodelle werden bei den Anbietern in der Regel nach Nutzung abgerechnet. Je mehr der digitale Mitarbeiter liest und schreibt, desto mehr kostet die KI dahinter. Bei hilfmirmal musst du das nicht selbst im Blick behalten: Die KI-Nutzung ist im Monatsbeitrag enthalten. Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Der Rahmen entspricht ungefähr dem, was ein ChatGPT-Pro-Konto an Nutzung abdeckt. Welches Modell er nutzt, wählen wir passend zu deinen Aufgaben, und wechseln kannst du jederzeit.

In unseren KI-Kursen, in denen du selbst KI-Agenten baust, also KI advanced I und II, ist das anders: Dort arbeitest du mit deinem eigenen API-Schlüssel. Den richten wir gemeinsam ein, damit du danach bereit bist für deine eigenen KI-Projekte. Für die anderen Kurse brauchst du keinen.

Dein eigener Server

Bei hilfmirmal: möglich, mit anderer Kostenaufteilung.

Möchtest du deinen digitalen Mitarbeiter auf deinem eigenen Server oder deiner eigenen Hardware betreiben, geht das auch. Die Einrichtung ist dann aufwendiger und damit teurer, weil dein Server erst dafür eingerichtet werden muss. Die Kosten für Server oder Hardware trägst du selbst, und die KI-Nutzung ist nicht enthalten, weil wir sie auf deinem Server nicht steuern können. Dafür ist der Monatsbeitrag geringer. Die Betreuung bleibt ein laufender Posten.

Programme, die du schon nutzt

Bei hilfmirmal: Kosten bleiben bei dir.

Dein digitaler Mitarbeiter arbeitet in deinen vorhandenen Programmen, statt ein neues daneben zu stellen. Deren Lizenzen bezahlst du weiter selbst. Das gilt auch für Gebühren Dritter, die durch eine Anbindung entstehen, etwa für WhatsApp Business oder Telefonie.

Später: Erweiterungen

Bei hilfmirmal: teils enthalten, teils ein eigener Auftrag.

• Neue Aufgaben. Was dich sonst noch Zeit kostet, können wir ihm beibringen. Kleine Anpassungen gehören zur Betreuung. Für größere neue Aufgaben bekommst du ein eigenes Angebot.
• Übersicht. Das Dashboard der Plattform, auf der dein digitaler Mitarbeiter läuft, ist enthalten. Ein eigenes Dashboard für deinen Betrieb, etwa mit deinen Kennzahlen, einer Content-Planung oder deiner Kundendatenbank, ist ein eigener Auftrag.
• CRM. Soll er sich jede Kundin, jeden Kunden und jeden Vorgang dauerhaft geordnet merken, kommt ein CRM dazu. Das gehört nicht zum Standardumfang, lässt sich aber zusätzlich beauftragen und wird dann direkt an deinen digitalen Mitarbeiter angeschlossen. In unserem Angebot ist das CoSELFing CRM.
• Dein Team. Arbeiten andere mit, gibt es den Weg „Digitaler Mitarbeiter und Team“ mit Auftakt, Einweisung und Nachgespräch. Auch dafür gilt: Preis im individuellen Angebot.

Umsatzsteuer und Zahlung

Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Auf meinen Rechnungen steht deshalb keine Umsatzsteuer. Rechnungen kommen als PDF per E-Mail und sind innerhalb von sieben Kalendertagen ab Rechnungsstellung zu bezahlen, wenn im Angebot nichts anderes vereinbart ist. Eine Zahlung in Teilbeträgen ist möglich, wenn wir sie im Angebot vereinbaren.

Enthalten oder zusätzlich: die Übersicht

Die Tabelle lässt sich seitlich wischen.

Leistung	Was enthalten ist	Was zusätzlich kosten kann	Was du beiträgst
Einrichtung	Ablauf anschauen, eigene Instanz, Zugänge, Befugnisse je Aufgabe, Ton, Tests mit echten Fällen	Auf deinem eigenen Server: aufwendigere Einrichtung	Ablauf erklären, Zugänge und Textbeispiele bereitstellen, Befugnisse festlegen
Monatsbeitrag	Betreuung, Überwachung, Server, Betrieb, KI-Nutzung; werktags Antwort in 24 Stunden, Störung behoben in 48 Stunden (nicht bei Ursache bei Drittanbietern)	Nichts, solange die KI-Nutzung im üblichen Rahmen bleibt	Informationen und Zugänge rechtzeitig bereitstellen
KI-Nutzung	Im Monatsbeitrag, ohne feste Obergrenze, Modell wählbar und wechselbar	Nichts, solange die Nutzung im üblichen Rahmen bleibt	Entscheiden, welche Daten an welchen Anbieter dürfen
Eigener Server	Betreuung	Server oder Hardware und KI-Nutzung trägst du selbst, dafür geringerer Monatsbeitrag	Server bereitstellen
Vorhandene Programme	Anbindung über Schnittstellen oder Browser	Lizenzen und Gebühren Dritter, etwa WhatsApp Business oder Telefonie	Zugänge einrichten oder freigeben
Neue Aufgaben	Kleine Anpassungen	Größere neue Aufgaben: eigenes Angebot	Sagen, was ihn noch entlasten soll
Dashboard	Dashboard der Plattform	Eigenes Dashboard für deinen Betrieb: eigener Auftrag	Festlegen, wer was sehen darf
CRM	Nicht im Standardumfang	Zusätzlich beauftragbar, wird angeschlossen	Entscheiden, was er sich dauerhaft merken soll
Team-Begleitung	Eigener Weg „Digitaler Mitarbeiter und Team“	Preis im Angebot	Zeit für Auftakt, Einweisung, Nachgespräch

Ein Beispiel: Wo der Aufwand entsteht

Eine Demonstration, kein Kundenfall und kein Preisbeispiel.

Die Aufgabe klingt in beiden Fällen gleich: Kommt eine Kundenanfrage herein, soll morgens ein Antwortentwurf bereitliegen, den du nur noch prüfst und abschickst. Trotzdem ist der Aufwand sehr unterschiedlich.

Fall 1: ein Postfach. Anfragen kommen nur per E-Mail. Für die Einrichtung braucht er Zugang zu diesem einen Postfach, ein paar deiner bisherigen Antworten als Vorbild für den Ton und eine klare Befugnis: Entwürfe schreiben ja, abschicken nur mit deinem Go. Getestet wird mit echten Anfragen aus deinem Postfach. Danach weiß er, was in der Mail steht und was in deinen Beispielen stand. Mehr nicht. Ob die Firma schon einmal angefragt hat oder wann du Zeit für einen Termin hast, sieht er nicht.

Fall 2: mehrere angebundene Programme. Anfragen kommen per E-Mail und WhatsApp. Er soll in deinem Kalender freie Termine finden, in deiner Kundenliste nachsehen, ob jemand schon einmal geschrieben hat, und frühere Angebote aus deiner Ablage heranziehen. Eine Eingangsbestätigung darf automatisch rausgehen, das Angebot mit Preis wartet auf dich. Jedes dieser Programme bedeutet einen eigenen Zugang, eine eigene Befugnis und eigene Testfälle. Dazu kommen Zusammenhänge: Dieselbe Kundin schreibt erst per Mail und dann per WhatsApp. Und es gibt mehr, was sich später ändern kann, etwa ein Programm-Update oder ein neues Formular. Das betrifft auch die Betreuung. Für die WhatsApp-Anbindung können außerdem Gebühren bei Dritten anfallen, die du trägst.

Der Unterschied liegt also nicht in der KI. Er liegt in der Zahl der Anbindungen, Befugnisse und Ausnahmen. Genau danach frage ich im Erstgespräch.

Wer was verantwortet

Ein digitaler Mitarbeiter nimmt dir Arbeit ab, aber keine Verantwortung. Damit das von Anfang an klar ist, steht hier, wer was übernimmt.

Du entscheidest, was er darf. Was er allein erledigt und wofür er dein Go braucht, legen wir gemeinsam fest, für jede Aufgabe einzeln. Du entscheidest auch, auf welche Programme er zugreift.

Du stellst bereit, was er braucht. Informationen, Zugänge und Materialien, rechtzeitig und vollständig. Für die Inhalte, die du ihm gibst, etwa Texte, Bilder oder Kundendaten, bist du verantwortlich.

Wir richten ein, überwachen und kümmern uns. Wir halten den Betrieb am Laufen, antworten dir werktags innerhalb von 24 Stunden und beheben Störungen innerhalb von 48 Stunden, außer die Ursache liegt bei einem Drittanbieter. Vor dem Start legen wir offen, welche KI-Anbieter Daten bekommen. Das steht auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Die KI kann sich irren. KI-Ausgaben können Fehler enthalten. Darum legen wir Freigaben dort fest, wo ein Fehler teuer wäre: Preise, Verträge, alles, was an viele Menschen rausgeht. Für die ständige Verfügbarkeit der KI-Dienste Dritter kann ich keine Garantie übernehmen. Und einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, etwa eine feste Zahl gesparter Stunden, verspreche ich dir nicht.

Datenschutz ist eine Frage der Einrichtung. DSGVO-konform ist kein Siegel. Wir bringen die Bausteine mit: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Server in Deutschland oder der Schweiz, eine eigene Instanz, Zugänge nur nach Bedarf und einen offengelegten Weg zu den KI-Diensten. Wofür du ihn einsetzt, entscheidest und verantwortest du als Betrieb. Mehr dazu auf der Seite Datenschutz & Sicherheit.

Änderungen beauftragst du. Was zum Auftrag gehört, steht in der Auftragsbestätigung. Kleine Anpassungen erledigen wir im Rahmen der Betreuung. Für größere neue Aufgaben bekommst du vorher ein eigenes Angebot.

Am Ende bekommst du deine Daten. Die Betreuung läuft mindestens drei Monate und ist danach mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündbar, per E-Mail. Hörst du auf, sagst du uns, was du zurückhaben möchtest, zum Beispiel Chats, Entwürfe oder Einstellungen. Format und Termin stimmen wir mit dir ab.

Checkliste: So bereitest du ein Angebot vor

Je genauer du diese Fragen beantworten kannst, desto genauer wird das Angebot. Und desto besser kannst du es mit anderen vergleichen.

Vor dem Erstgespräch

• Welche Aufgaben soll er erledigen? Am besten konkret: „Anfragen beantworten“ statt „Büro“.
• Welche Programme sind beteiligt? Mailprogramm, Kalender, Messenger, Kundenliste, Ablage, Buchhaltung.
• Wie oft kommt der Vorgang vor? Pro Woche gedacht, nicht pro Jahr.
• Welche Daten braucht er dafür? Und welche davon sind Daten deiner Kundinnen und Kunden?
• Welche Schritte brauchen deine Freigabe? Was darf automatisch laufen, was soll auf dein Go warten?
• Arbeitet ein Team mit? Dann gehört die Frage dazu, wer ihm Aufträge gibt und wer freigibt.

Wenn das Angebot da ist

• Welche Aufgaben und Programme sind genau enthalten?
• Was steckt im Monatsbeitrag, und was kostet eine größere neue Aufgabe später?
• Wo läuft der Server, und welche KI-Anbieter bekommen welche Daten?
• Ist die KI-Nutzung im Monatsbeitrag enthalten?
• Welche Gebühren Dritter kommen bei dir dazu?
• Wie lange läuft die Betreuung mindestens, und was passiert mit deinen Daten, wenn du aufhörst?

Wenn du grob wissen willst, wie viel Zeit in solchen Aufgaben steckt, hilft dir der Zeit-Check. Alle Wege, vom digitalen Mitarbeiter bis zum Selbstbauen, stehen auf der Seite Digitaler Mitarbeiter: Drei Wege zu mehr Zeit.

Und wenn du deine Antworten auf die Checkliste lieber erzählst als aufschreibst: Erzähl sie mir im Erstgespräch. Wenn etwas ohne KI besser läuft, sage ich dir das ehrlich.