Kategorie: Automatisierung

RPA für kleine und mittelständische Unternehmen. DSGVO konform und lokal, auf deine Anforderungen zugeschnitten.

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Was ist RPA? – Eine Einführung in Robotic Process Automation

Ich habe in meinem Arbeitsalltag oft erlebt, wie repetitive Aufgaben meine Zeit auffressen – Stunden, die ich lieber in kreative Projekte und strategische Planung investieren würde. Genau deshalb habe ich mich intensiv mit Robotic Process Automation (RPA) auseinandergesetzt. In diesem Blogbeitrag möchte ich euch aus meiner persönlichen Sicht erklären, was RPA für mich bedeutet, wie es funktioniert und warum ich an das enorme Einsparpotenzial dieser Technologie glaube.

Meine Entdeckung von RPA

Ich erinnere mich noch gut daran, wie ich eines Tages stundenlang Rechnungen manuell prüfen und Daten in Excel-Tabellen aktualisieren musste. Dabei fragte ich mich: „Wie kann ich diesen täglichen Wahnsinn automatisieren?“ Die Antwort fand ich in RPA – der Einsatz von Software-Robotern, die exakt das übernehmen, was ich immer wieder tun muss. Diese Bots führen regelbasierte, wiederkehrende Aufgaben aus, fast so, als ob jemand ständig am Computer sitzt und alle Klicks und Eingaben tätigt. Für mich bedeutete das: mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Zahlen, Daten und Fakten, die mich überzeugt haben

Ich habe recherchiert und fand heraus, dass der globale RPA-Markt in den nächsten Jahren mit beeindruckenden 30 % pro Jahr wächst – bis 2027 soll er einen Wert von über 10 Milliarden US-Dollar erreichen. Solche Zahlen zeigen, dass RPA kein kurzfristiger Trend ist, sondern sich zu einem festen Bestandteil moderner Arbeitsprozesse entwickelt. In kleinen und mittleren Unternehmen berichten viele, dass sie dadurch bis zu 20–30 % ihrer Arbeitszeit einsparen. Für mich bedeutet das konkret: Ich habe in Tests erlebt, dass ich täglich zwei oder mehr Stunden zurückgewinnen kann, indem ich Routineaufgaben von einem Bot erledigen lasse.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Fehlerreduktion. Studien haben gezeigt, dass automatisierte Prozesse die Fehlerquote um bis zu 90 % senken können – ein enormer Vorteil, wenn es um präzise Datenpflege und Buchhaltungsprozesse geht. Und nicht zuletzt spricht auch die Kosteneffizienz für RPA: Viele Unternehmen realisieren Einsparungen von 20–40 % bei administrativen Aufgaben, was sich langfristig deutlich auf die Bilanz auswirkt.

Meine Erfahrung mit lokalen, DSGVO-konformen Lösungen

Besonders wichtig ist mir der Aspekt des Datenschutzes. Ich habe mich bewusst für eine Lösung entschieden, die lokal auf meinem System läuft – ganz ohne Cloud-Anbindung. So bleiben alle Daten bei mir und es besteht kein Risiko, dass sensible Informationen in fremde Hände geraten. Das hat für mich einen hohen Stellenwert, denn in Zeiten der DSGVO und zunehmender Datenschutzbedenken möchte ich absolut sicher arbeiten. Außerdem entfällt der laufende Kostenfaktor teurer SaaS-Abos, da die Lösung einmalig implementiert wird und dann lokal auf meinem Mac, Windows- oder Linux-Rechner läuft.

Mein Fazit und Ausblick

Durch RPA konnte ich nicht nur viel Zeit sparen, sondern auch die Qualität meiner Arbeit verbessern, indem ich menschliche Fehler nahezu eliminiert habe. Die beeindruckenden Wachstumszahlen und die nachweisbaren Effizienzgewinne haben mich überzeugt, dass RPA ein unverzichtbares Werkzeug für die Zukunft ist. Für mich persönlich war der Umstieg auf automatisierte Prozesse ein echter Gamechanger – ich kann mich jetzt auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren, während mein Bot die repetitiven Arbeiten übernimmt.

Ich bin fest davon überzeugt, dass RPA, besonders in Kombination mit lokal betriebenen, datenschutzkonformen Lösungen, einen echten Wettbewerbsvorteil bietet. Wenn du also auch das Gefühl hast, dass dir zu viel Zeit durch Routineaufgaben verloren geht, empfehle ich dir, dich näher mit RPA zu beschäftigen. Es lohnt sich – denn jede Stunde, die ein Bot für dich spart, ist eine Stunde, die du in dein Wachstum und deine Visionen investieren kannst.

Quellen, die mich inspiriert haben:

• Marktstudien von Grand View Research und Gartner

• Erfahrungsberichte aus kleinen und mittleren Unternehmen

• DSGVO-Richtlinien und technische Whitepapers zu lokalen Automatisierungslösungen

Mit dieser persönlichen Erfahrung und den beeindruckenden Zahlen möchte ich dir einen Einblick geben, warum ich RPA als zukunftsweisende Technologie sehe und wie sie mir dabei hilft, meinen Arbeitsalltag effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Ich hoffe, dass auch du Inspiration findest, um den Schritt in Richtung Automatisierung zu wagen.

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Willkommen in meiner Ecke des Internets – oder: Warum Automatisierung dein neuer bester Freund wird

Hallo du,
erstmal: Danke, dass du hier bist. Ich liege gerade im Bett, es ist 1:43 Uhr Nachts, und während ich mich extrem darauf freue meine Interessen mit dir zu teilen, denke ich darüber nach, wie ich diesen ersten Blogpost beginnen soll. Am liebsten würde ich dir einfach sagen: „Hey, lass uns reden. Über das, was wirklich zählt. Über Zeit. Über Freiheit. Und darüber, wie wir uns nicht von To-Do-Listen erdrücken lassen müssen.“

Was hier passieren wird

Dieser Blog wird kein Hochglanz-Leitfaden mit Buzzwords sein. Stattdessen geht es um echte Geschichten – meine, deine, unsere. Wie wir als Unternehmer:innen, Solopreneure oder kleine Teams nicht im Alltag versinken, sondern Raum für das schaffen, was wirklich wichtig ist: Wachstum. Kreativität. Leben.

Ich werde dir Tools, Strategien und manchmal auch Scheitern teilen. In 5 Jahren Kletterling gibt es allerhand zu lernen und noch viel mehr mit dir zu teilen. Denn eins ist klar: Wenn du allein oder in einem kleinen Team arbeitest, hast du keine Sekunde zu verschwenden. Und genau hier kommt das Zauberwort ins Spiel: Automatisierung.

Warum Automatisierung keine Option mehr ist – sondern eine Pflicht

Letzte Woche las ich eine Studie der Harvard Business Review, die mir den Atem raubte: 58 % der Kleinunternehmer:innen geben an, dass sie chronischen Stress als Haupthindernis für Kreativität nennen – wie denn auch? Rechnungen schreiben, E-Mails sortieren, Social Media planen. 6 Stunden täglich! Zeit, die niemand hat, der gleichzeitig Visionen entwickeln und Umsätze steigern muss. Ich sehe mich genau in dieser Situation, ich habe ganze Tage nichts von dem geschafft, was ich mir eigentlich vorgenommen habe. Weil ich unorganisiert war, weil ich alles zu 100% perfekt machen musste und keine Aufgabe nicht durch mich laufen konnte. Man war ich gestresst.

Und dann die Burnout-Zahlen: Eine Gallup-Erhebung zeigt, dass Selbstständige ein 2,5x höheres Risiko eines Burnouts haben, als Angestellte. 50 % der Gründer:innen leiden bereits im ersten Jahr an Erschöpfung. Der Grund? Sie hetzen von Aufgabe zu Aufgabe, statt sich auf das zu konzentrieren, was ihr Business voranbringt: Innovation, Kundenbeziehungen, Skalierung. Und darüber hinaus zählen die sozialen Kontakte und die hast du nicht, wenn du stundenlang repetitive Aufgaben erledigst. Einem Bot ist das total egal, und er braucht nur einen Bruchteil deiner Zeit.

Automatisierung ist kein Luxus für Tech-Konzerne. Sie ist dein Rettungsring. Wenn du allein arbeitest, kannst du es dir schlicht nicht leisten, manuell zu tun, was ein Tool in 10 % der Zeit erledigt. Jede Stunde, die du sparst, ist eine Stunde, in der du…

  • …eine geniale Marketing-Idee ausbrüten kannst.
  • …dich mit Kund:innen austauschst (statt ihre E-Mails zu sortieren).
  • …einfach mal nichts tust – weil Pausen kein Luxus sind, sondern Treibstoff.

McKinsey hat in einer Studie festgestellt, dass 45% der Aufgaben in Kleinunternehmen bereits automatisiert werden können. Je früher diese Automatisierung stattfindet, desto früher kann dein Team seinen Fokus auf wirklich wichtige Dinge lenken. Siehst du dich in einem Jahr noch in deinem Unternehmen arbeiten? Warum hast du dann noch nicht mit der Automatisierung begonnen?

„Aber ich bin kein IT-Profi!“ – Keine Sorge, ich auch nicht

Ich verstehe die Skepsis. Vor einem Jahr hätte ich noch gestöhnt: „Automatisierung? Dafür habe ich keine Zeit!“. Ironisch, oder? Bis ich realisierte: Es geht nicht um komplizierte Code-Zeilen. Es geht darum, klug zu priorisieren. Künstliche Intelligenz entwickelt sich gerade so schnell, dass man unmöglich immer up to Date sein kann. Aber das musst du nicht. Du musst jedoch das Konzept verstehen und die Basics für dein Business einsetzen. Deine Expertise wird mit der Zeit wachsen und RPA (Robotic Program Automation) bzw Automationen sind schon lange nicht mehr nur für Programmierer nutzbar. Du wirst ein Gespür für Vereinfachung bekommen, immer mehr optimieren und Ballast abgeben. Auch du kannst Bots nutzen und dich darauf verlassen, dass die nervigen Aufgaben immer korrekt ausgeführt werden. DSGVO konform, ohne den Einsatz von externen Tools, die deine Daten verarbeiten.

Beispiel: Statt täglich Social-Media-Posts zu schreiben, nutze ich einen Scheduler. Das spart mir 6-9 Stunden pro Woche. Fast einen normalen Arbeitstag, in dem ich stattdessen etwas für mich tue – was bei mir monatelang zu kurz kam.

Oder Rechnungen: Früher verhedderte ich mich in Excel-Tabellen. Heute erledigt eine Automatisierung das automatisch. Ergebnis: Ich gewinne nicht nur Zeit, sondern auch mentale Klarheit. Ich muss nicht an noch mehr denken, es ist einfach jeden Tag/Woche/Monat erledigt. Wie ein super zuverlässiger Assistent, der nach kurzer Amortisation völlig kostenlos immer wieder das macht, was er soll.

Was du von mir erwarten kannst

Hier wird es praktisch. Ich teste Tools, zerpflücke Workflows und zeige dir, wie du Schritt für Schritt deinen Alltag entrümpelst – ohne dass du dafür ein Technik-Genie sein musst. Außerdem teile ich Studien, Umfragen und Gespräche mit Expert:innen, die unterstreichen: Automatisierung ist kein Trend. Sie ist die neue Basis für jedes Unternehmen, das überleben will.

Und ja, ich werde auch über Rückschläge sprechen. Denn nicht jede Software ist Gold wert, und manchmal scheitert man eben – aber daraus lernen wir.

Zum Schluss: Deine Zeit ist mehr wert als Geld

Eine letzte Zahl, die mich nachdenken ließ: Laut einer Zapier-Studie sparen 88 % aller Kleinunternehmen heute schon 5 Arbeitsstunden pro Woche durch RPA. Das ist keine Drohung, sondern ein Weckruf. Denn jede automatisierte Stunde ist eine, in der du…

  • …dich auf deine Superpower konzentrieren kannst.
  • …dich weiterbildest.
  • …einfach mal durchatmest.

Wenn du also das nächste Mal denkst: „Dafür habe ich jetzt keine Zeit“, frag dich: Könnte ein Tool das für mich tun?

Ich freue mich auf den Austausch mit dir. Was ist die eine Aufgabe, die dich heute genervt hat – und die du gerne automatisieren würdest? Schreib’s in die Kommentare oder kontaktiere mich direkt. Let’s figure this out together. Wenn du es dir vorstellen kannst, kann ich es automatisieren. 100% Garantie!

Bis bald,
Erik

Quellenangaben (für die Neugierigen):

  • Psychologische Studien:
    Die APA-Studie Stress in America (2023) zeigt, dass 58 % der Unternehmer:innen chronischen Stress als Haupthindernis für Kreativität nennen.
  • Gallup-Daten:
    Die Gallup Wellbeing Survey (2022) belegt, dass Selbstständige ein 2,5-fach höheres Burnout-Risiko haben als Angestellte.
  • Zahlen zu Automatisierungspotenzial:
    Das McKinsey Global Institute schätzt, dass bis zu 45 % der Arbeitszeit in kleinen Unternehmen durch bestehende Tools automatisiert werden könnte.
  • Daten zur Produktivität:
    Eine Studie von Zapier (2023) ergab, dass 88 % der Kleinunternehmen durch Automatisierung mindestens 5 Stunden pro Woche sparen – Zeit, die in Innovation fließt.